Dit document bevat een werkinstructie om LPZ te valideren nadat de technische koppeling tussen het EPD en LPZ gereed is. Een beddencoördinator of capaciteitsmanager kan de activiteiten in deze werkinstructie het beste doorlopen, ondersteund door een ICT’er en functioneel beheerder van het EPD. Het doel van de validatie is dat het ziekenhuis zelf het vertrouwen heeft dat de data in LPZ klopt. En dat het werkbaar is om beschikbare en totale beddencapaciteit inzichtelijk te maken via LPZ. Gebruik deze werkinstructie ter inspiratie om dit doel te bereiken op een manier die past bij jouw ziekenhuis.
Voordat je start met de validatie is het belangrijk om te weten waar je naar kijkt, check daarom het volgende bij je ICT’er: - Staat de nieuwe installatie op de test omgeving van LPZ? (op deze manier weet je welke link je moet gebruiken) - Is de test omgeving van LPZ gekoppeld aan de productie omgeving van het EPD? (Op deze manier weet je met welke cijfers in het EPD je LPZ kan vergelijken, sommige ziekenhuizen kiezen ervoor om de acceptatie omgeving van het EPD te koppelen aan de test omgeving van LPZ) Zodra je de test omgeving gevalideerd hebt kun je het verzoek bij ICT indienen om de installatie door te voeren op de productie omgeving van LPZ. Vervolgens kun je checken of de test en productie omgeving van LPZ hetzelfde zijn.
Zorg dat de basis inrichting van LPZ klopt. Let daarbij op de vulling van de volgende schermen:
Instellingen – Locatie profiel: vul de gegevens in van de locatie. Onderaan staat ‘Informatie delen’, zorg dat je de informatie binnen de regio deelt zodra je alle gegevens gevalideerd hebt
Instellingen – Ziekenhuizen in de omgeving: stel in welke ziekenhuizen in de omgeving je wilt zien. Default worden de ziekenhuizen binnen de eigen ROAZ regio getoond. Deze instelling geldt per gebruiker en kun je dus niet aanpassen voor alle gebruikers binnen jouw ziekenhuis
Admin tasks: de afspraak is dat gebruikers met admin rechten binnen een instelling andere gebruikers binnen die instelling aan kunnen maken. Dit geldt zowel voor de test als voor de productie omgeving
Deze labels kun je het beste valideren door de gegevens in LPZ te vergelijken met de gegevens in het eigen EPD/interne rapportages. Je kan bijv. een Excel maken met aan de ene kant interne rapportages en aan de andere kant screenshots vanuit LPZ. In de werkafspraken staat welke labels jullie als regio gebruiken en dus gevalideerd moeten worden. Elke regio hanteert de labels ‘Specialistisch’ en ‘Covidcapaciteit’. Sommige regio’s kiezen ervoor om ook de labels ‘Specialisme’ en ‘Snijdend/beschouwend’ te gebruiken. De volgende stappen kunnen per label doorlopen worden:
Bekijk de invulling van het label via het dashboard in LPZ, selecteer het label dat je wilt valideren (bijv. ‘Specialistisch’)
Kijk per element in het label of de totale capaciteit klopt (bijv. ‘Algemeen klinisch’), stel het klopt niet:
Ga naar ‘Instellingen - Capaciteiten’
Controleer of de juiste bedden aan het element gekoppeld zijn dat je checkt o Indien sommige bedden niet of aan een onjuist element gekoppeld zijn kun je het juiste element toevoegen in het EPD of handmatig in LPZ
Indien een bed ontbreekt dan is het bed waarschijnlijk geblokkeerd, dit kun je checken in het EPD. Wanneer je hier niet uit komt kun je het beste met de ICT’er en functioneel beheerder overleggen waarom het bed niet wordt aangeleverd aan LPZ. Indien jullie hier niet uitkomen kun je de helpdesk van LPZ vragen om mee te kijken
Kijk per element in het label of de beschikbare capaciteit klopt (bijv. ‘Algemeen klinisch’), stel het klopt niet:
Ga naar ‘Instellingen – CSV koppeling’ en download Dataset #2 via het gele icoontje
Selecteer de bedden die gekoppeld zijn aan het element waar je naar kijkt
Controleer per bed of het klopt dat deze bezet is (bed is nu bezet of gereserveerd voor 10u morgenvroeg)
Indien een bed onjuist is weergegeven als vrij of bezet kun je het beste met de ICT’er en functioneel beheerder overleggen waarom het bed niet juist wordt aangeleverd aan LPZ. Indien jullie hier niet uitkomen kun je de helpdesk van LPZ vragen om mee te kijken
Dit label kun je het beste valideren door de gegevens in LPZ te vergelijken met de gegevens die je aan het RCPS aanlevert. Je kan bijv. de RCPS aanlevering openen en daar screenshots vanuit LPZ aan toevoegen. Dit betekent dat je deze vergelijking het beste kan maken op het moment dat zowel de RCPS aanlevering als LPZ actueel zijn. Je kan bijv. net na de RCPS aanlevering deze vergelijken met LPZ. Je kunt voor deze vergelijking dezelfde stappen doorlopen als hiervoor beschreven voor de andere labels.
De bovenstaande validatiestappen dien je voor een bepaalde periode meermaals te doorlopen. Op het moment dat je erachter komt dat de data niet klopt en je doet een aanpassing in het EPD of in LPZ, dan dien je vervolgens alles opnieuw te valideren. Je doorloopt een PDCA loop totdat je minimaal een week lang geen aanpassingen meer hebt hoeven doen in de systemen.