Advies inrichting aanlevering bedden/covid-capaciteit vanuit HIX mbv clusters

Het volgende advies kunt u gebruiken als leidraad voor inrichting van de aanlevering van de bedden/covid-capaciteit.

Uitgangspunten hierbij zijn:

• Het bronsysteem (HiX) leidend maken.

• Eenmalige Aanlevermodule inrichting.

• Geen (handmatige) inrichting van mapping in LPZ.

Gebruik clusters

Omdat binnen het HiX EPD geen bed-eigenschappen kunnen worden opgegeven is de methodiek hiervoor de clusters te gebruiken. Een afdeling/kamer/bed kan gekoppeld worden aan één of meerdere clusters. op basis van deze clusters kan een mapping in de Aanlevermodule gemaakt worden en de aanlevering naar het LPZ geconfigureerd. De standaardquery’s halen alle clusters bij een bed op. Door configuratie van mapping tabellen in de Aanlevermodule wordt het extractiebestand verrijkt zodat deze in het LPZ ingelezen kan worden. Deze methodiek kan met een eigen inrichting gemaakt worden wij adviseren om de standaard mappingen uit deze pagina te gebruiken. Bij een introductie van nieuwe eigenschappen zullen deze mappingbestanden door het LPZ onderhouden worden. De voorbeeldmapping bestanden en benodigde configuratie staat meer gedetailleerd beschreven op pagina: Mapping Capacities bedeigenschappen in HIX .

Met de aanlevering van de capaciteit worden de volgende drie hoofdeigenschappen doorgeven:

Opmerkingen: verdere detaillering van de beddencapaciteit en snijdend/beschouwend zijn hierbij buiten beschouwing gelaten.

1. Specialistisch / Categorie

Deze inrichting is relatief statisch. Wij adviseren de volgende aanpak:

• Configureer eenmalig voor alle categorieën een mappingbestand. Tip: Neem hiervoor het voorbeeld mappingbestand zoals benoemd op pagina: Mapping Capacities bedeigenschappen in HIX . De clustercodering uit dit voorbeeldbestand kan uiteraard aangepast worden naar eigen al bestaande coderingen.

• Koppel de bedden aan de clusters in HiX.

Voordelen van deze aanpak:

• Volledige controle over de toewijzing van de bedden aan de juiste categorie vindt plaats in HiX en vereist geen aanpassingen in de eenmalige Aanlevermodule configuratie.

  • Geen wijzigingen in Aanlevermoduleconfiguratie benodigd als preventief al cluster benamingen zijn aangemaakt

  • Geen handmatige omlabelen in de LPZ applicatie benodigd.

• Het mappingbestand hoeft alleen aangepast te worden bij ondersteuning voor nieuwe categorieën in het LPZ. Dit zal via releasenotes bekend gemaakt worden.

2. Patienttype aantallen

De patienttype aantallen worden volledig automatisch berekend op basis van de diagnosecodes gekoppeld aan de patiënt. Enige vereiste hierin is dat de voorgeschreven methodiek voor COVID-registraties binnen HIX geïmplementeerd is conform deze handleiding: Handleiding HiX Covidlabels.

2.1 Covid ontlabeld registratie

Wees u bewust, bij het hanteren van deze aanpak van de volgende organisatorische impact:

• Bij heropname van een COVID-patiënt binnen vier weken zal de diagnose COVID-ontlabeld nog actief zijn. Als de patiënt met COVID klachten terugkomt is dit correct. Deze patient zal naar het RCPS/LCPS automatisch als COVID-ontlabeld gerapporteerd worden.

• Bij heropname van een COVID-patiënt binnen vier weken zal de diagnose COVID-ontlabeld nog actief zijn. Als de patiënt met geen COVID klachten terugkomt is dit niet correct. De diagnose COVID-ontlabeld zal dan handmatig afgesloten moeten worden, anders wordt de patiënt naar het RCPS/LCPS als COVID-ontlabeld gerapporteerd worden.

• Bij opname van een COVID patiënt binnen vier weken na een Covid diagnose in een ander ziekenhuis met COVID klachten zal deze als Covid-ontlabeld naar het RCPS/LCPS automatisch als COVID-ontlabeld gerapporteerd moeten worden. Men moet in dit geval handmatig de diagnose COVID-ontlabeld aan deze patient koppelen.

Deze geschetste problematiek is niet geautomatiseerd af te vangen en zal dus organisatorisch bewaakt moeten worden. Het in meest voorkomende(realistische) scenario zal de patiënt met COVID-ontlabeld in hetzelfde ziekenhuis terugkomen met COVID klachten. Dit zal dan geen extra handelingen vereisen.

2.2 Opmerkingen

• Covid-bewezen diagnoses worden altijd doorgegeven aan de RCPS/LCPS.

• Covid-verdacht en Covid-Ontlabeld diagnoses worden alleen door de gegeven als het bed een covidcapacities label heeft. De volgende afdelingen dienen conform LPCS specificaties geen covidcapacitieslabel te krijgen: PAAZ, Dagbehandeling, Moeder- en kindzorg. In deze situaties wordt bij het inlezen een waarschuwing ‘Cannot set a patienttype on bed without crisislabel on line x’ getoond.

Meer details over de mapping voor patienttype aantallen kunt u naar pagina: Mapping Capacities Patiënttype aantallen .

3. Covidcapaciteit (Label)

Op basis van de covid-capaciteits labels wordt voor het aantal bedden voor COVID en NON-COVID voor de IC of Kliniek aangegeven . Dit wordt bepaald op basis van het Covidcapaciteitslabel.

3.1 Geen cohortafdeling

Een veel voorkomende situatie is dat er aantal bedden voor COVID en NON-COVID zijn maar dat dit niet gerelateerd is aan het bed maar aan de patiënt. Dit is slechts ten dele waar, dit gaat alleen op voor de bezette bedden, maar hoeveel vrije COVID bedden zijn er dan nog?

De volgende methode kan gebruik worden in het LPZ en biedt een correcte aanlevering van zowel de covidcapaciteit als de patientaantallen:

• Label de covid-capacieit voor de COVID en NON-COVID bedden ongeacht de covid diagnose van de patiënt die er op ligt. Label de aantallen op basis van het aantal beschikbaar te stellen bedden. Label COVID tot het maximaal aantal bedden wat beschikbaar gesteld moet worden ook als dit meer is dan het aantal aanwezige COVID patiënten.

• Stel de rekenmethode crisiscapaciteit in: Bepaal het aantal vrije bedden t.b.v. de RCPS aanlevering door de bezette bedden af te trekken van de totale capaciteit. Zie uitgebreide voor uitleg: https://lpz-support.atlassian.net/wiki/spaces/LPZDOC/pages/1911619597. Met deze berekening maakt het niet uit of als er COVID-patienten op een NON-COVID bed liggen of visa versa.

Voordelen van deze aanpak:

• Totale capaciteit is beschikbaar ook van de niet bezette bedden opgesplitst naar COVID/NON-COVID

• Geen handmatige her-labelling benodigd bij ‘scheef’-liggers

• Alleen her-labelen bij verandering van COVID fase of inrichting cohortafdeling.

Nadelen:

• Het kan verwarrend zijn dat de registratie in HiX een COVID-patient op een NON-COVID bed toont terwijl dit door het LPZ als een COVID-patiënt op een COVID-bed gezien wordt.

3.2 Aanlevering COVID-Capaciteit

Er zijn meerdere manieren om de Covid-Capaciteit aan te leveren. De onderstaande tabel geeft drie mogelijke varianten:

Afhankelijk van de gekozen variant hebben wij al voorbeeld mappingbestanden beschikbaar op pagina: Mapping Capacities bedeigenschappen in HIX .